Le dossier technique et l'historique

Tu as maintenant un inventaire, des codes et des classes de criticité. Il reste à rassembler ce que l'on sait de chaque équipement. Quand une machine tombe en panne un samedi soir, le technicien de garde a besoin du schéma électrique, de la référence du roulement, du couple de serrage d'un capot. S'il doit chercher la notice dans un carton ou appeler un collègue en congé, la panne dure des heures de plus. Dans cette leçon, tu vas distinguer le dossier technique du dossier historique, voir ce que contient chacun, et apprendre à récupérer une documentation qui manque.

On distingue deux dossiers. Le dossier technique décrit l'équipement tel qu'il est : comment il est construit, comment il fonctionne, comment on l'entretient. Il change peu, sauf quand on modifie la machine. Le dossier historique raconte sa vie : chaque intervention, chaque panne, chaque mesure, chaque modification, avec la date, la durée et le coût. Lui grandit chaque semaine. Les deux sont rangés sous le même code d'équipement. Une norme européenne, publiée en français sous le nom NF EN 13460, donne des lignes directrices sur cette documentation : celle à fournir avec l'équipement avant sa mise en service, et celle à produire pendant son exploitation.

Que mettre dans le dossier technique ? D'abord, les notices du constructeur, surtout la partie maintenance, avec les périodicités et les réglages. Ensuite, les schémas électriques, hydrauliques et pneumatiques, et les plans d'ensemble. Puis la nomenclature, c'est-à-dire la liste des pièces avec leurs références, indispensable pour commander. Ajoute les certificats de conformité, les garanties avec leurs dates de fin, les rapports des contrôles réglementaires, les contrats de maintenance, et les coordonnées du fournisseur et du représentant local. Pour un équipement de classe A, ce dossier doit être complet. Pour un équipement de classe C, la notice et la photo de la plaque suffisent souvent.

Le dossier historique commence le jour de la mise en service. Il contient toutes les interventions, préventives et correctives, avec la date, le temps passé, les pièces utilisées et le nom de l'intervenant. Pour chaque panne, il garde le symptôme, la cause trouvée, le remède et la durée de l'arrêt. Il garde aussi les mesures de surveillance, comme les températures et les vibrations, et chaque modification faite sur la machine. C'est ce dossier qui te permettra de calculer les indicateurs du module 7, de repérer les pannes qui reviennent et de justifier un remplacement. Dans le module 6, tu verras qu'une GMAO le construit presque seule, à partir des ordres de travail.

Le meilleur moment pour obtenir une documentation complète, c'est avant d'acheter. Écris dans le cahier des charges ce que le fournisseur doit livrer : notices de maintenance en français, schémas à jour, nomenclature, liste des pièces de rechange conseillées pour les premières années, version numérique. À la réception, vérifie que tout est là avant de signer le procès-verbal et de payer le solde. Après, il sera beaucoup plus difficile de l'obtenir. Exemple fictif : Mireille, acheteuse dans une entreprise de travaux publics à Abidjan, a fait ajouter cette clause à tous ses appels d'offres. Depuis, chaque engin arrive avec son dossier, et les mécaniciens perdent moins de temps à chercher.

Pour les machines anciennes, la documentation manque souvent. Commence par le site du fabricant : beaucoup publient leurs notices en ligne, parfois dans un espace client. Contacte le représentant local ou le distributeur avec le modèle et le numéro de série relevés sur la plaque. Si rien n'existe, construis ta propre documentation : photos de chaque sous-ensemble, schéma à main levée des raccordements avant de démonter, relevé des références gravées sur les roulements, les courroies et les joints. Les réseaux professionnels de techniciens qui ont la même machine peuvent aussi aider. Note toujours la source de chaque document, et méfie-toi de la notice d'un modèle voisin.

Range tout sous forme numérique, avec un dossier par code d'équipement et des noms de fichiers clairs : le code, le type de document, la date. Par exemple : REM-0007, schéma électrique, 2025. Partage ces dossiers sur un serveur ou un espace en ligne accessible à l'équipe, et fais une sauvegarde régulière sur un autre support. Pour les équipements de classe A, garde aussi une copie papier des schémas et de la notice de dépannage près de la machine ou à l'atelier : le jour où le réseau ou l'électricité manque, c'est elle qui sauve l'intervention. Et quand tu modifies une machine, mets les schémas à jour tout de suite.

Retiens qu'il y a deux dossiers par équipement : le dossier technique, qui décrit ce qu'est la machine, et le dossier historique, qui raconte ce qu'elle a vécu. La documentation s'obtient surtout à l'achat : écris-la dans le cahier des charges et vérifie-la à la réception. Pour les machines anciennes, cherche chez le fabricant et son représentant, ou construis ta propre documentation. Range tout par code d'équipement, partage et sauvegarde. Tu peux maintenant faire le lab de ce module : l'inventaire codifié et coté d'une zone. Dans le module 3, tu utiliseras ces dossiers pour écrire tes premiers plans de maintenance préventive.