Des objectifs mesurables et un périmètre net

Beaucoup de projets échouent avant même de commencer, parce que personne n'a écrit clairement ce qu'on attend d'eux. On lance « l'amélioration de l'accès à l'eau » ou « la modernisation de la paie », et chacun imagine un résultat différent. Six mois plus tard, le commanditaire est déçu, l'équipe est épuisée, et personne ne sait dire si le projet a réussi. Dans cette leçon, tu vas apprendre à écrire des objectifs que l'on peut mesurer, à dire précisément ce que le projet livre et ce qu'il ne livre pas, et à fixer des critères de réussite vérifiables.

Trois mots se mélangent souvent. Le but, c'est le changement espéré à long terme, auquel le projet contribue sans le garantir seul : par exemple, moins de temps perdu par les familles de Niamey pour chercher de l'eau. L'objectif, c'est ce que le projet s'engage à obtenir : douze bornes-fontaines qui fonctionnent dans trois quartiers. Le livrable, c'est ce que tu remets concrètement : les bornes, les compteurs, les comités de gestion formés, le rapport de mise en service. Le chef de projet répond des objectifs et des livrables. Le but, lui, dépend aussi d'autres acteurs, comme l'exploitant du réseau ou la commune.

Un objectif mesurable répond à quelques questions : quoi, combien, pour qui, où et pour quand. Compare. « Améliorer la paie de la banque » ne se mesure pas. « Verser la paie des mille quatre cents salariés avec le nouveau logiciel à partir de la paie de mars, sans écart avec l'ancien système sur deux mois de paie en parallèle » se vérifie. N'importe quel auditeur pourra dire oui ou non. Tu connais peut-être la méthode SMART, qui demande un objectif spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et daté. L'idée est la même : si deux personnes peuvent avoir un avis différent sur la réussite, ton objectif est encore flou.

Le périmètre décrit tout ce que le projet doit produire. Mais il se décrit aussi par ce qu'il exclut. Pour l'école de Port-au-Prince, la toiture, les sanitaires et la peinture des huit salles sont dans le périmètre. Le mobilier et le matériel pédagogique n'y sont pas : un autre donateur s'en charge. Si tu ne l'écris pas, la directrice de l'école pensera de bonne foi que les tables neuves sont prévues, et elle sera déçue. Une liste d'exclusions de cinq lignes t'évite des semaines de discussions. Tu y reviendras chaque fois qu'on te demandera d'en faire un peu plus.

Un critère de réussite répond à la question : comment saura-t-on, à la fin, que le projet a réussi ? Il repose sur un fait que l'on peut observer. Pour Niamey : chaque borne délivre de l'eau pendant une semaine d'essai, chaque comité de gestion tient son cahier de caisse, et le procès-verbal de mise en service est signé par la commune. Fixe ces critères avant de commencer, et fais-les accepter par le commanditaire. Sinon, la réussite sera jugée à la fin selon l'humeur du moment. Avec des critères écrits, tu as une base solide pour la réception, que tu verras au module 7.

Regarde les objectifs de nos trois projets. À Niamey, douze bornes-fontaines en service dans trois quartiers avant la fin de la saison sèche. À Tunis, la paie des mille quatre cents salariés versée avec le nouveau logiciel à partir de mars. À Port-au-Prince, huit salles de classe rénovées et remises à la direction avant la rentrée scolaire. Chaque fois, il y a un chiffre, une date et un lieu. Ces objectifs paraissent évidents une fois écrits. Pourtant, dans la réalité, il faut souvent plusieurs réunions avec le commanditaire pour arriver à cette précision. Ce temps n'est jamais perdu.

Si tu ne gardes que trois règles de cette leçon, garde celles-ci. Un objectif mesurable dit quoi, combien, pour qui, où et pour quand, et un tiers peut vérifier s'il est atteint. Le périmètre se décrit par ce que le projet livre, mais aussi par ce qu'il ne livre pas. Et les critères de réussite sont fixés et acceptés avant de commencer, pas à la fin. Exercice rapide : reprends un projet que tu connais, et réécris son objectif principal pour qu'il passe ce test. Dans la prochaine leçon, tu vas repérer toutes les personnes et organisations qui peuvent influencer ton projet, ou qui seront touchées par lui.