Estimer les durées

Estimer, c'est donner un chiffre sur ce qui n'a pas encore eu lieu. Personne ne le fait parfaitement, mais on peut le faire avec méthode. Un chef de projet qui estime au hasard se retrouve à promettre des dates qu'il ne tiendra pas, et il perd la confiance de son commanditaire dès le premier mois. Tu vas d'abord distinguer l'effort de la durée, une confusion très fréquente. Puis tu verras quatre méthodes pour estimer, et la façon de tenir compte du calendrier réel, avec ses fêtes, ses saisons et ses délais administratifs.

L'effort, c'est la quantité de travail nécessaire. On le compte en jours-personne. La durée, c'est le temps qui passe entre le début et la fin, en jours de calendrier. Prends la peinture de l'école. Mille deux cents mètres carrés, à raison d'environ soixante mètres carrés par peintre et par jour, deux couches comprises : vingt jours-peintre d'effort. Avec quatre peintres, la durée tombe à environ cinq jours. Mais attention, ce calcul a ses limites. Avec vingt peintres, tu ne finiras pas en un jour : ils se gêneront dans les salles, et l'enduit doit sécher avant la peinture. Ajouter des personnes ne réduit pas toujours la durée.

La méthode la plus courante est de demander à ceux qui ont déjà fait ce travail. C'est l'avis d'expert. Une variante consiste à comparer avec un projet semblable : c'est l'analogie. À Tunis, Karim, le chef de projet, sait qu'une filiale du même groupe à Casablanca a changé son logiciel de paie en sept mois, pour un effectif comparable. Il part de ce chiffre, puis il l'ajuste : la banque de Tunis a plus de primes différentes, donc plus de paramétrage. Ces méthodes sont rapides et utiles au début. Leur faiblesse : elles dépendent de la mémoire des gens. Demande toujours sur quoi repose le chiffre.

Quand le travail se répète, tu peux calculer. C'est la méthode paramétrique : une quantité multipliée par un rendement. À Niamey, l'entreprise indique qu'une équipe pose et maçonne une borne-fontaine en quatre jours environ. Douze bornes, c'est quarante-huit jours d'équipe. Avec deux équipes, tu comptes environ vingt-quatre jours de travail. Cette méthode est précise si le rendement vient de chantiers réels et comparables. Elle devient fausse si le terrain change : une borne posée sur un sol rocailleux ou loin de la conduite principale prendra plus de temps. Note toujours d'où vient ton rendement.

Pour les activités incertaines, demande trois chiffres. Le plus optimiste, si tout va bien. Le plus probable. Et le plus pessimiste, si les problèmes connus arrivent. Une formule courante, issue de la méthode PERT, donne plus de poids au plus probable : optimiste, plus quatre fois le probable, plus pessimiste, le tout divisé par six. À Tunis, la migration des données de paie est estimée à dix jours au mieux, quinze jours probablement, vingt-six au pire. Le calcul donne seize jours. Ce chiffre est plus prudent que les quinze jours probables, et l'écart entre dix et vingt-six te signale un risque à suivre.

La formule des trois points donne aussi une idée de l'incertitude. On l'appelle l'écart type, et on l'estime en divisant par six l'écart entre le pessimiste et l'optimiste. Pour la migration de Tunis : vingt-six moins dix, divisé par six, soit environ deux virgule sept jours. Sur un chemin de plusieurs activités, on n'additionne pas les écarts types. On additionne leurs carrés, qu'on appelle les variances, puis on prend la racine carrée du total. Sur un chemin assez long, on admet en général que la durée totale suit à peu près une courbe en cloche : la date calculée, plus ou moins un écart type, couvre environ deux cas sur trois ; plus ou moins deux écarts types, environ dix-neuf cas sur vingt. Ce calcul reste une approximation, car il suppose des activités indépendantes, ce qui est rarement tout à fait vrai. Mais il te permet d'annoncer une date avec sa marge, plutôt qu'un chiffre sec.

Une durée estimée en jours de travail doit ensuite passer par le calendrier réel. À Niamey, les fortes chaleurs et la saison des pluies changent le rythme d'un chantier. Partout, les fêtes religieuses et nationales, les congés de fin d'année ou d'été réduisent le nombre de jours utiles. Les signatures et les autorisations prennent du temps : une demande de raccordement, un visa de contrôle, une non-objection d'un bailleur. Et une personne qui travaille sur trois projets à la fois ne te donne pas cinq jours par semaine. Écris ces éléments dans tes hypothèses, avec la source de chaque information.

Fais le test : sais-tu dire pourquoi l'effort se compte en jours-personne et la durée en jours de calendrier, et pourquoi ajouter des personnes ne raccourcit pas toujours un travail ? Choisis la méthode selon l'activité : l'avis d'expert ou l'analogie au début, le calcul paramétrique pour le travail répétitif, et les trois points pour ce qui est incertain, avec l'écart type qui mesure ta marge d'erreur. Ensuite, passe tes durées au filtre du calendrier réel. Et quand tu annonces une durée, donne une fourchette avec ses hypothèses, plutôt qu'un chiffre unique qui fait croire à une certitude. Dans la prochaine leçon, tu appliques la même logique aux coûts.