L'organigramme des tâches

Ta charte est signée. Le projet existe, mais il reste une grande masse de travail floue. Tu ne peux ni estimer, ni planifier, ni suivre un bloc qui s'appelle « rénover l'école ». Il faut le découper en morceaux que l'on peut confier, chiffrer et vérifier. L'outil pour cela s'appelle l'organigramme des tâches. En anglais, on dit WBS, pour work breakdown structure, et tu verras souvent ce sigle dans les logiciels. Dans cette leçon, tu vas apprendre à le construire par livrables, à vérifier qu'il ne manque rien, à décrire chaque morceau, et à prévoir comment tu vérifieras sa qualité.

L'organigramme se construit comme un arbre, du haut vers le bas. Au sommet, le projet entier. Au deuxième niveau, les grands livrables, c'est-à-dire les choses que tu remettras. Au troisième niveau, les lots de travail qui produisent chaque livrable. Découpe d'abord par livrables, pas par métiers ni par mois. Un livrable se vérifie : la toiture est posée ou elle ne l'est pas. Tu continues à découper tant qu'un morceau reste trop gros pour être estimé ou confié à un seul responsable. Inutile d'aller plus loin : un organigramme de trois cents lignes pour un petit chantier devient impossible à suivre.

Regarde l'organigramme de l'école de Port-au-Prince. Sous le projet, cinq grands livrables. La toiture, avec la dépose de l'ancienne couverture, la reprise de la charpente, la pose des tôles et des gouttières. Les huit salles, avec les enduits, la peinture, les portes et les fenêtres. Les sanitaires, avec les blocs, le raccordement et la fosse. Les achats, avec la consultation des entreprises et le suivi des contrats. Et la gestion du projet, avec le suivi, les réunions, la réception et la clôture. Mirlande, la coordinatrice de l'association, l'a construit en une matinée avec un ingénieur bénévole et la directrice.

Une règle protège ton organigramme : la règle des cent pour cent. Il doit contenir tout le travail du projet, et seulement ce travail. Chaque branche doit couvrir la totalité de ce qu'elle annonce : si la toiture comprend quatre lots, ces quatre lots font toute la toiture. Les oublis classiques sont toujours les mêmes : la gestion du projet elle-même, les achats, la formation des usagers, les essais, la réception et la clôture. À l'inverse, ce que tu as exclu dans la charte n'apparaît nulle part. Si le mobilier de l'école se glisse dans l'organigramme, ton budget va déborder sans que personne l'ait décidé.

Le lot de travail est le dernier niveau de ton organigramme. Un bon lot a un seul responsable, même si plusieurs personnes y travaillent. Il dure assez peu pour être suivi : quelques jours à quelques semaines, selon la taille du projet. Il produit un résultat que l'on peut vérifier. Et il porte un nom clair. Pour l'organigramme, utilise de préférence un nom de livrable, comme « peinture des huit salles ». Les verbes d'action, comme « peindre la salle trois », viendront plus tard dans la liste des activités du planning. Cette distinction t'aide à garder l'organigramme stable, même quand le détail des activités change.

L'organigramme donne les noms des lots. Le dictionnaire dit ce qu'il y a dedans. Pour chaque lot, une fiche courte : ce qui est à faire, qui en est responsable, ce qui sera livré, comment on l'acceptera, et les hypothèses. Par exemple, pour la peinture des salles : deux couches de peinture lavable sur environ mille deux cents mètres carrés, couleurs validées par la directrice, acceptation après visite salle par salle. Un tableur suffit, avec une ligne par lot. Ce dictionnaire évite les malentendus avec les entreprises, et il te servira directement pour rédiger les cahiers des charges des achats.

Le dictionnaire dit comment chaque lot sera accepté. Prépare aussi la façon de le vérifier pendant le travail, pas seulement à la fin. Pour chaque livrable, note ce qu'on contrôle, qui le fait, à quel moment et avec quelle méthode. À Port-au-Prince, l'ingénieur bénévole vérifie la charpente avant la pose des tôles, car une fois le toit fermé, plus personne ne la verra. À Niamey, chaque conduite est mise en eau et vérifiée avant que la tranchée soit refermée. À Tunis, chaque rubrique de paie est testée sur des cas réels avant d'être validée. Chaque contrôle et chaque défaut sont notés dans un tableau simple. C'est ton plan qualité, et il prépare la réception du module 7.

Retiens que l'organigramme des tâches découpe le projet par livrables, du général au détail. Il respecte la règle des cent pour cent : tout le travail du projet, et rien d'autre. Chaque lot de travail a un seul responsable, une durée raisonnable et un résultat vérifiable. Un dictionnaire décrit chaque lot, et le plan qualité dit comment tu le vérifieras. Exercice : reprends le projet de bornes-fontaines de Niamey et trouve ses cinq grands livrables. Indice : pense aux bornes elles-mêmes, mais aussi aux comités de gestion et à la sensibilisation des habitants. Dans la prochaine leçon, tu vas apprendre à estimer la durée de chaque lot.