Établir le budget de référence

Tu as maintenant le coût de chaque lot de travail. Le budget de référence, c'est la somme de ces coûts, avec les réserves, étalée dans le temps et validée par le commanditaire. C'est le chiffre par rapport auquel on jugera ta gestion. Pendant tout le projet, tu compareras ce que tu dépenses à cette référence, et tu le feras avec la méthode de la valeur acquise au module 6. Voyons comment l'assembler, comment prévoir les réserves sans gonfler les chiffres, et ce qui change quand l'argent vient d'un bailleur plutôt que d'une entreprise.

Le budget se construit du bas vers le haut. Tu additionnes les lots de travail pour obtenir le coût de chaque livrable, puis les livrables pour obtenir le coût du projet. Dans un tableur, garde une colonne pour la source de chaque chiffre : devis numéro tant, rendement de l'entreprise, avis de l'ingénieur. C'est cette traçabilité qui te permettra de défendre ton budget. Quand un directeur financier à Abidjan ou un chargé de projet d'un bailleur à Bruxelles te demande d'où vient une ligne, tu réponds en dix secondes. Et si tu dois couper, tu sais exactement ce que tu retires.

Aucun projet ne se déroule exactement comme prévu. On prévoit donc des réserves, mais pas n'importe comment. La réserve pour aléas couvre les risques que tu as déjà repérés : un sol plus dur que prévu, une hausse du prix des tôles. Elle est calculée à partir de ces risques, et elle fait partie du budget de référence que tu gères. La réserve de gestion couvre ce que personne n'a vu venir. Elle reste hors de ta référence, entre les mains du commanditaire, et tu dois la demander en justifiant. Évite de cacher des marges dans chaque ligne : le jour où tu en as besoin, personne ne sait où elles sont.

Voici le budget du projet de Niamey, avec des chiffres fictifs. Les bornes coûtent quarante-trois virgule huit millions de francs CFA. La formation des comités et la sensibilisation, un peu moins de neuf millions. Les études et le contrôle des travaux, dix millions et demi. La coordination, le suivi et l'audit, dix-huit millions. Total des lots : quatre-vingt-un millions. Moussa ajoute neuf millions de réserve pour aléas, calculés sur les risques connus, comme des raccordements plus longs que prévu. Le budget de référence est donc de quatre-vingt-dix millions. La direction de l'ONG garde de son côté quatre millions et demi de réserve de gestion.

Un budget n'est pas qu'un total : il faut savoir combien tu dépenses chaque mois. Place chaque lot de travail sur ton planning, et répartis son coût sur ses mois d'exécution. Si tu cumules ces montants mois après mois, tu obtiens une courbe en forme de S : lente au début, rapide pendant les travaux, lente à la fin. Cette courbe sert à deux choses. Elle te permet de vérifier que l'argent arrive à temps, car un bailleur verse souvent par tranches, après un rapport. Et elle sera ta valeur planifiée, la base de la valeur acquise au module 6. Un chantier arrêté faute de trésorerie coûte très cher.

Avec un bailleur, ton budget doit souvent suivre ses rubriques : personnel, travaux, équipements, formation, frais de fonctionnement. Seules les dépenses éligibles selon la convention seront remboursées, et chacune devra être justifiée par des pièces, souvent contrôlées par un audit. Certains bailleurs demandent aussi un cofinancement, une part payée par l'organisation elle-même, qu'il faudra prouver. Dans une entreprise, comme la banque de Tunis, la logique est différente : le budget se répartit entre des centres de coûts, et le contrôle de gestion distingue l'investissement, comme la licence, du fonctionnement. Renseigne-toi tôt sur ces règles : elles changent ta façon de présenter les chiffres.

Une fois le budget construit, fais-le valider par le commanditaire, et parfois par le bailleur. Cette version datée devient ta référence. À partir de là, elle ne change plus au gré des envies. Si un changement de périmètre ou un risque majeur l'impose, on prépare une demande de changement, on la fait approuver, et l'on crée une nouvelle version, en gardant l'ancienne. Cette discipline protège tout le monde. Elle évite qu'on te reproche un dépassement qui vient en réalité d'une décision du commanditaire. Et elle permet, à la fin, d'expliquer chaque écart entre le budget de départ et le coût final.

L'essentiel tient en quatre idées. Le budget de référence se construit du bas vers le haut, ligne par ligne, avec la source de chaque chiffre. La réserve pour aléas couvre les risques connus et fait partie de la référence ; la réserve de gestion couvre l'imprévu et reste chez le commanditaire. Le budget s'étale dans le temps et forme une courbe en S. Enfin, une fois validé, il ne change que par une décision écrite. Dans le lab de ce module, tu vas construire l'organigramme, les estimations et le budget de référence de ton projet dans un tableur.